Startups zijn vaak gebaseerd op snelheid, instinct en drukte. In de vroege stadia combineren oprichters activiteiten, aanwerving, product en financiën: soms allemaal op dezelfde ochtend. Maar wanneer het tijd is om kapitaal aan te trekken, begint deze praktische aanpak zijn grenzen te tonen. Investeerders zijn op zoek naar meer dan alleen visie en momentum. Ze verwachten structuur, zichtbaarheid en duidelijkheid van de besluitvorming. Dat is waar bestuur cruciaal wordt.

Bij Dups ondersteunen we regelmatig startups bij de voorbereiding op een financieringsronde. Naast het pitchdeck en het financiële plan helpen we oprichters bij het formaliseren van de bouwstenen die een bedrijf klaar maken voor investeringen, inclusief bestuur. Want slim bestuur gaat niet alleen over compliance: het gaat over het creëren van vertrouwen.

1. Een bestuurskader met drie niveaus

Elk bedrijf, ongeacht de grootte, is opgebouwd rond drie bestuursniveaus:

• De aandeelhoudersvergadering, die onder andere de rekeningen op de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering goedkeurt en bestuursleden benoemt;
• De raad van bestuur, die de strategie bepaalt en toezicht houdt op de uitvoering;
• Het managementteam, dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken.

In veel startups worden deze rollen in eerste instantie samengevoegd. Dezelfde personen treden op als aandeelhouders, bestuursleden en leidinggevenden, vaak zonder formele scheiding of documentatie. Deze structuur kan op korte termijn voldoende zijn, maar beperkt de transparantie en kan leiden tot verkeerde afstemming naarmate het bedrijf groeit.

Door deze functies geleidelijk te formaliseren, waaronder het vaststellen van duidelijke rollen, gedocumenteerde besluitvorming en externe betrokkenheid, worden risico's beperkt en wordt de strategische duidelijkheid verbeterd.

2. De rol van de adviesraad

Startups aarzelen vaak om naast de formele raad van bestuur een informele adviesraad op te richten. Beide structuren kunnen verschillende doelen dienen.

• Een adviesraad is informeel, vertrouwelijk en flexibel. Het bestaat uit vertrouwde personen die door de oprichters zijn gekozen om begeleiding en uitdaging te bieden. Deze raden hebben geen wettelijke verantwoordelijkheid en geen beslissingsbevoegdheid.

• De raad van bestuur is het formele bestuursorgaan volgens het Belgisch Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. De leden worden benoemd door aandeelhouders, hebben wettelijke taken en zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de strategie, het risicobeheer en de waardecreatie op lange termijn van het bedrijf.

Een adviesraad kan een waardevolle stap zijn in de beginperiode van een bedrijf, door externe leden in te schakelen om het perspectief te verbreden en blinde vlekken bij het nemen van beslissingen te vermijden.

3. Kernpraktijken voor het samenstellen van een functionele raad van bestuur

Effectieve raden van bestuur, waaronder een adviesraad (indien van toepassing), hebben verschillende gemeenschappelijke kenmerken:

• Ze komen regelmatig bijeen (minstens vier keer per jaar);
• Ze beoordelen financiële prestaties, strategische prioriteiten, bestuur en HR-zaken;
• Ze omvatten zowel interne als externe leden;
• Ze documenteren vergaderingen en beslissingen duidelijk;
• Ze herzien regelmatig hun structuur en samenstelling.

Het wordt ook beschouwd als een goede bestuurspraktijk om een onafhankelijke bestuurder te benoemen, die voor onpartijdigheid en evenwicht kan zorgen in de bestuursbesprekingen. Hoewel de statuten de formele regels bepalen die van toepassing zijn op het functioneren van de raad van bestuur, kan het nuttig zijn om deze regels, zoals hoe vergaderingen worden georganiseerd, hoe stemmen worden uitgebracht en hoe toezicht wordt uitgeoefend, nader te omschrijven in een aandeelhoudersovereenkomst of in interne reglementen. Deze aanvullende kaders helpen een cultuur van verantwoording en transparantie te versterken.

4. Vergoeding: verwachtingen formuleren

De beloning van bestuursleden is vaak een onderwerp van discussie, vooral in beginnende bedrijven. Onze ervaring is dat de vergoeding de verwachte tijd en verantwoordelijkheid weerspiegelt, maar in verhouding moet blijven tot de omvang en financiële capaciteit van het bedrijf.

Typische cijfers (uit empirische studies van Guberna, Voka en UNIZO)

• Adviesraad: €500 tot €1.500 per vergadering;
• Raad van bestuur: €5.000 tot €25.000 per jaar.

In startende omgevingen worden naast een vaste vergoeding vaak ook aandeleninstrumenten (zoals aandelenopties) of op succes gebaseerde stimulansen gebruikt. Zoals we bij Dups regelmatig benadrukken: compensatie moet zorgen voor afstemming, niet een financiële doelstelling op zich worden.

5. Welke waarde creëert de Raad van Bestuur?

Naast formeel toezicht levert een goed functionerende raad van bestuur tastbare waarde op voor het bedrijf. We zien doorgaans voordelen zoals:

• Verbeterde strategische besluitvorming en prioritering;
• Vroegtijdige opsporing van operationele of financiële problemen;
• Verhoogd beleggersvertrouwen en toegang tot kapitaal;
• Sterkere afstemming tussen aandeelhouders, management en adviseurs;
• Professionelere interne processen en rapportering.

Of het nu gaat om het plannen van seizoensgebonden kasbehoeften, het evalueren van een nieuwe bedrijfstak of de voorbereiding op de opvolging, een raad van bestuur die werkt, voegt in de loop van de tijd meetbare waarde toe.

6. Ga je aan de slag? Hier is onze stapsgewijze aanpak

Goed bestuur moet niet complex zijn. We raden de volgende belangrijke stappen aan:

1. Identificeer de belangrijkste uitdagingen en blinde vlekken van uw bedrijf.
2. Definieer de ideale profielen van externe bestuursleden.
3. Maak gebruik van je netwerk of zoek ondersteuning bij het ecosysteem.
4. Verduidelijk de verwachtingen, structuur en het ritme van vergaderingen.
5. Evalueer de prestaties en samenstelling van het bestuur elke 18 tot 24 maanden.

Het doel is niet om een rigide systeem te creëren, maar om een flexibel en efficiënt bestuursmodel op te bouwen dat met het bedrijf meegroeit.

Conclusie

Zodra een financieringsronde in het verschiet ligt, verschuift het bestuur van een backoffice-formaliteit naar een eerstelijnsonderwerp. Investeerders willen begrijpen hoe beslissingen worden genomen, wie welke verantwoordelijkheden draagt en of het bedrijf is uitgerust om op te schalen, niet alleen operationeel, maar ook structureel.

Het verduidelijken van het bestuur gaat niet alleen over het aanvinken van een vakje. Het gaat erom vertrouwen op te bouwen, toekomstige fricties te vermijden en de basis te leggen voor een langdurige samenwerking tussen oprichters, investeerders en teams.

Bij Dups ondersteunen we startups bij deze transitie. Of je je nu voorbereidt op een eerste ronde of een grotere groeiverhoging structureert, we helpen je om die goed te doen, op een manier die past bij je podium, captable en ambitie.

Wil je erover praten? Laten we contact maken!‍